如何使用Docusign自动化协议工作流程

在当今快节奏的商业环境中，企业面临着繁琐的协议流程和低效的手动操作，这不仅消耗大量时间和资源，还增加了出错的风险。Docusign Maestro 应运而生，能通过智能自动化简化协议管理，帮助企业加速文件流转、减少人工干预，并确保流程的准确性和合规性。

接下来，我们将深入探讨 Maestro 如何自动化跨行业和业务线的常见协议类型，展示其在不同业务环境中的实际应用和效果，包括但不限于金融、人力资源、医疗保健和房地产行业等。

-Docusign Maestro-

自动化你的协议流程

虽然协议流程中的步骤通常是可预测且常规的，但许多团队仍然依赖过时的手动方法来完成这些步骤。而智能协议管理（IAM）的出现，为企业提供了一个强大的解决方案。通过优化协议生命周期的每个环节，帮助团队更高效地创建、执行和管理协议。Docusign Maestro 作为一款无代码工作流构建工具，能够无缝集成到你的核心记录系统中。

借助 Maestro，你可以轻松构建和部署定制化的工作流，实现协议流程的全面自动化，而无需编写任何代码。这不仅提升了效率，还减少了人为错误，为客户提供了更加流畅的体验。

01金融服务行业

金融行业涉及大量敏感信息，尤其是在欺诈风险日益增加的背景下，必须谨慎处理。行业法规和合规指南要求个人数据在每一份文书的处理过程中都得到严格保护。尽管这些安全措施对客户的财务安全至关重要，但它们往往使日常账户活动变得繁琐且低效。

Docusign 通过简化这些交互，使团队能够实时验证数据，从而提升效率和准确性。以下是 Docusign 可以自动化的几项常见活动：

开立账户申请请求

账户维护

了解你的客户（KYC）表格

在传统的开户流程中，新客户通常需要反复手动输入数据，甚至可能需要亲自前往实体网点办理。然而，如今的消费者期望更高效、更便捷的服务。这些过时的要求不仅导致客户体验不佳，还容易引发数据错误，并浪费员工的时间。

Docusign 通过提供无缝的自助服务体验，帮助团队简化流程，让客户能够轻松提交开户所需的信息。

使用 Docusign Maestro 的流程如下：

身份验证

客户提供身份证明文件以验证身份。

网络表单填写

系统自动将客户的身份信息预填到表单中。

客户提供完成申请所需的额外信息。

条件逻辑表单生成

根据客户申请的账户类型，系统自动填充相应的表单。

电子签名

客户可以通过嵌入式签名功能立即签署表单。

数据存档

签署后的数据会自动写回 Salesforce 系统进行存档和管理。

02人力资源部门

人力资源团队在吸引顶尖人才方面面临巨大挑战，而手动、缓慢且繁琐的新员工入职流程往往导致效率低下和时间浪费。Docusign 为人力资源团队提供了无缝的解决方案，显著提升了入职体验。

通过 Docusign，人力资源团队无需反复要求员工填写每份协议的基本信息，而是可以提供预填文件，仅需新员工提供少量额外信息。此外，Docusign 还能自动生成涉及多轮沟通的复杂文档，进一步简化流程。以下是 Docusign 在员工生命周期内优化的协议示例：

员工入职

录取通知书

员工申请表

临时工入职

人力资源团队有责任为新员工提供积极的初始体验，这将为他们的工作奠定基调。想象一下，新员工会对一个简化的入职流程作何反应：他们能够快速获取必要信息，只需一次性提供基本信息，然后立即投入工作。

使用 Docusign Maestro，人力资源团队可以构建顺畅的入职工作流程，具体流程如下：

网络表单填写

表单预填了来自人才应用程序的候选人信息，减少手动输入。

身份验证

新员工提供身份证明文件以验证身份。

电子签名

根据新员工的地理位置，系统通过分支规则自动生成并完成相关的税务表格。

存档

所有协议在签署后由各方接收，并存储在第三方系统中，确保数据的安全性和可访问性。

03医疗保健行业

医疗保健和生命科学团队在提供患者护理时，不能因低效的文书工作而受阻。由于他们在高度监管的环境中处理敏感的个人数据，彻底改革协议系统一直是一项挑战。因此，纸质和剪贴板的工作流程仍然普遍存在，尽管它们已经过时。

对于患者来说，繁琐的数据输入过程令人沮丧；对于医疗保健提供者来说，技术脱节增加了管理负担，导致服务延迟和潜在风险。Docusign 通过连接数据系统并消除冗余的数据输入，帮助这些团队优化流程。以下是一些可以通过 Docusign 数字化和改进的医疗保健协议示例：

接收新病人

远程医疗患者同意书

处方配药

临床试验豁免

新患者的文书工作是建立长期健康关系的关键时刻。医疗保健组织利用 IAM 减少冗余步骤，使患者能够在家中轻松输入信息，而无需手动填写大量表格。这不仅显著改善了患者体验，还节省了工作人员的时间，并加快了护理服务的提供速度。

以下是使用 Docusign Maestro 的新患者接收流程示例：

身份验证

患者提供身份证明文件以启动入院流程。

网络表单填写

系统自动将患者的身份信息预填到表单中。

患者填写剩余的入院表格。

条件逻辑表单生成

根据患者提供的信息，系统自动填充相关部门服务同意书。

电子签名

患者通过电子签名提供对服务的同意。

数据存档

签署的入院表格存储在第三方系统中，确保数据的安全性和可访问性。

04房地产行业

房地产经纪人通常将大量宝贵时间耗费在繁琐的行政事务上。许多交易要求经纪人手动将数据输入与买家付款和披露协议相关的会计文件中。这些任务不仅效率低下，还容易导致代价高昂的错误。

Docusign Maestro 通过简化协议准备步骤，加速交易流程，为经纪人创造更高效的体验。借助无缝连接的数据基础设施，Docusign 能够显著缩短完成常见协议所需的时间，例如：

购买协议

新租赁物业引入

检查与审计

购买协议通常耗费经纪人大量时间和精力。通过自动化文件准备，经纪人可以节省时间、减少错误，并为客户提供无缝的体验。

以下是使用 Maestro 的工作流程示例：

网络表单填写

经纪人填写内部会计文件以生成披露协议。

身份验证

客户提供身份证明以访问相关文档。

电子签名

客户和经纪人通过电子签名签署协议。

存档

完成的协议和相关数据存储在 Docusign Navigator 中，确保数据的安全性和可访问性。

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